Los gastos ocultos en las empresas

gastos-ocultosHace poco, tuve el placer de ser consultado por Alba Freire, del diario El Economista, para responder a algunas preguntas sobre los gastos ocultos en las empresas (puedes leer el artículo aquí). Esas son las consideraciones que le comenté y que me han parecido lo suficientemente interesantes para el blog.

Definición del gasto oculto

Para mi un gasto oculto es aquel que la empresa no es capaz de identificar en sus cuentas, bien porque está incluido dentro de otros gastos, bien porque no aparece en su contabilidad, como es el caso de una pérdida de oportunidad, o de un riesgo que aun no se ha convertido en gasto.

¿Cuáles son los gastos ocultos más comunes?

  • Probablemente los gastos ocultos más habituales sean aquellos que vienen de disfunciones en la organización. Es decir que la empresa está pagando de más porque está mal organizada, o porque no está pagando precios adecuados a los servicios.

Dentro de está categoría estarían ejemplos de recursos humanos, como pagar ciertos empleados más que su valor de mercado, o tener personas infrautilizadas. Una mala organización del trabajo puede también implicar menos eficacia, y por lo tanto que se pague demasiado en nóminas respecto a las tareas realizadas. También está el problema del ausentismo.

Además puede haber problemas asociados con el proceso de producción. Si el precio de las materias primas no ha sido bien negociado, se puede estar pagando más que el valor de mercado. Si el proceso no es eficaz, a su vez se gasta más producto y recursos de lo normal para conseguir el objetivo. Si se compra más existencia de la necesaria, hay un coste financiero asociado a este exceso de stock, etc…

Como vemos en esos ejemplos, el gasto oculto provocado por las disfunciones se puede analizar tanto como un exceso de gasto como una pérdida de oportunidad, ya que con una mejor organización se podría producir más con lo mismo, o incluso con menos.

  • Otros gastos ocultos son aquellos que corresponden a riesgos mal estimados

Algunos contratos pueden conllevar cláusulas, que mal valoradas en el momento de la firma, pueden suponer grandes pérdidas en el futuro. Lo mismo pasa con cualquier riesgo de la empresa (riesgo de crédito, de avería, etc) que no haya sido anticipado. En esta categoría incluría las compras cortoplacistas, como comprar una máquina mucha más barata sin pensar que probablemente exija mucho más mantenimiento y reparaciones que otra más cara.

Un coste difícil de medir

Los gastos ocultos pueden suponer mucho dinero en las empresas, pero no es fácil dar una estimación, porque varía mucho en función del grado de buena organización de cada empresa.

Sin embargo, lo que sí se puede hacer en cada caso es valorar cuanto suponen estos gastos ocultos, por ejemplo comparando la eficacia de la empresa con la de otras del mismo sector (benchmarking), o midiendo algunos indicadores (tasa de ausentismo, porcentaje de productos con defectos, rotación de existencias…). Así se pueden fijar objetivos realistas y medir el ahorro que supondría llegar a estos objetivos, además por supuesto de poner en marcha medidas correctoras para conseguirlo.

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