Plan de empresa para administración de fincas

La administración de fincas es un negocio potencialmente muy rentable, basado en unos ingresos estables por parte de las comunidades gestionadas. Sin embargo hay mucha competencia y pocas barreras de entrada, por lo que para mantener a los clientes se tienen que aplicar precios competitivos, que nada tienen que ver con lo que ocurría antes en el sector (hablamos de la época antes de la crisis). Veamos como plantear el plan de negocio para esa actividad.

Datos del mercado

Los datos disponibles sobre el sector de la administración de fincas varían bastante según las fuentes. Por lo general, se considera que hay entre 15.000 y 25.000 empresas dedicadas a la administración de fincas, que gestionan aproximadamente 1,2 millones de comunidades representando unos 15 millones de viviendas (de un total de 25 millones de viviendas en el país). Se estima que el sector factura cerca de 1.000 millones de euros.

Requisitos para ser administrador de fincas

Es una actividad que tiene un colegio profesional, sin embargo la colegiación es voluntaria, no obligatoria, como indica la ley de 2009. Pero para plantear el plan de negocio de  administrador de fincas hay que tener la cualificación profesional adecuada. La lista de titulación que permiten ejercer esa profesión es bastante larga, e incluye a los licenciados en derecho, económicas o administración de empresas, entre otros muchos.

Además de tener esa cualificación, la ley obliga a disponer de un seguro de responsabilidad civil, para que los vecinos de la comunidad tengan todas las garantías respecto a los trabajos efectuados por el administrador de la finca.

Pero más allá de la formación y del seguro, lo más importante para ser un buen administrador de fincas son sus cualidades humanas. Uno de los mayores motivos por los cuales los vecinos prefieren delegar las tareas de administración de la finca en un profesional en lugar de hacerlas ellos mismos es por el tema de las relaciones interpersonales. Tener que reclamar una deuda a un vecino moroso, o enfrentarse por problemas de convivencia son algunos de los temas más delicados que suceden habitualmente. El administrador de fincas suele actuar como mediador, como parte conciliadora y neutral en los conflictos.

Clientes y competencia

Como lo hemos comentado antes, hay 1,2 millones de comunidades que trabajan con un administrador. Es un volumen de mercado muy interesante para cualquier negocio. Por lo general, las comunidades más interesantes son aquellas con un gran número de vecinos, por tres motivos:

  • Es mucho más probable que los vecinos no quieran llevar la administración ellos mismos, por la cantidad de trabajo que representa.
  • El precio del servicio por vivienda es más bajo en un edificio con muchos vecinos, por lo que aparece más atractivo al nivel de costes.
  • Las comunidades grandes suelen ser edificios más recientes con ascensores, jardines, piscinas, y a veces porteros las 24h. Un buen administrador puede conseguir mejores rebajas en los costes, y el porcentaje del coste de gestión en el total del presupuesto se ve diluido por los demás servicios.

La competencia, sin embargo, es alta. El plan de empresa de un negocio de administración tiene que tomar en cuenta que existen pocas barreras de entrada a esa profesión. Como ya vimos, no hace falta colegiación (aunque sí titulación). El coste de abrir el negocio es bajo, ya que en teoría ni siquiera hace falta un local (el administrador se desplaza hacia las fincas). La facilidad para entrar multiplica la competencia, como ocurre en otros sectores.

Un negocio por suscripción muy interesante

La gran ventaja del negocio de administración de fincas es que si los vecinos están satisfechos con el trabajo, no cambiarán fácilmente de empresa gestora. Incluso si están ligeramente insatisfechos, es probable que la mayoría prefiera seguir con el administrador antes que tener que buscar otra empresa. Es un dato importante, porque una vez que se consigue una comunidad, se garantizan ingresos para muchos años. Es un negocio cuya facturación puede crecer bastante y generar unas entradas de dinero muy regulares.

La tecnología y la profesionalización

Se trata de un sector poco concentrado, con una gestión todavía artesanal de las cosas. Por eso hay oportunidades para emprendedores que sepan construir negocios modernos, apoyados en la tecnología y en una organización eficiente de las tareas. El reto hoy en día es poder gestionar muchas comunidades para poder ofrecerles precios atractivos, junto con un servicio profesional y rápido. Hace falta poner en marcha procedimientos con los proveedores, usar software adaptados, y también tener mucho rigor en el trabajo.

¿Cuánto puede facturar un negocio de administración de fincas?

Debido a la competencia, se estima que los honorarios que puede cobrar hoy en día un administrador oscilan entre un mínimo de 3 euros (para comunidades muy grandes) hasta los 5 o 6 euros. Hablamos de cantidades mensuales por vecino. Para una comunidad con 12 vecinos, por ejemplo, la cantidad anual a la que podría aspirar un administrador sería de unos 800€. Para llegar a una facturación anual de 40.000€ habría que gestionar unas 50 comunidades.

¿Puede cobrar un administrador de fincas comisiones a los proveedores?

El profesional a cargo de la gestión de la comunidad es quien suele presentar a los vecinos los presupuestos de los profesionales en casos de obras y derramas diversas. Como un administrador de fincas trabaja con muchas comunidades, es de suponer que puede tener contacto habitual con más de un proveedor. Podría ser tentador pedirles a las empresas seleccionadas para los trabajos que paguen una comisión a la administración.

Sin embargo, esas prácticas no son legales, ya que se supone que el administrador gestiona el presupuesto de la comunidad para el interés de los vecinos. Cualquier comisión que cobre por parte de un proveedor sería un sobrecargo al presupuesto de la comunidad, y por lo tanto sería apropiación indebida.

Por eso los únicos ingresos que debe tener el plan de negocio de un administrador de fincas son los honorarios que se cobran a los vecinos.

Inversión inicial

No hace falta mucha inversión. Con comprar un ordenador, una impresora y alquilar un despacho, es suficiente para empezar. Por supuesto también se puede alquilar un local comercial, con algo de obras de adecuación, señalización y decoración. En ese caso el presupuesto subiría bastante. Vamos a considerar que en el primer caso la inversión es de unos 3.000€ y en el segundo unos 15.000€.

Gastos mensuales

Los principales gastos de un administrador de fincas independiente (que es el caso más habitual en España) son:

  • El alquiler del despacho o local: unos 400€ mensuales en caso de un despacho con suministros pagados.
  • Una línea de teléfono móvil: 50€ mensuales.
  • La cotización de autónomos: 300€ mensuales.
  • Gastos de desplazamiento: 70€ mensuales.
  • Seguro de responsabilidad civil: 80€ mensuales.
  • Diversos (papel, cartuchos impresora, sellos, sobres): 50€ mensuales.
  • Amortizaciones: 40€ mensuales.
  • TOTAL: 990€ al mes

Rentabilidad del negocio

  • El primer año, hay que contar que la facturación será bastante baja, porque conseguir nuevas comunidades requiere mucho tiempo y dedicación. Siendo optimistas, podríamos hablar de conseguir unas 20 comunidades a lo largo del año. Si esas entradas de clientes se reparten durante el año, la facturación sería de unos 8.000€ el primer año, con una pérdida cercana a los 4.000€.
  • El segundo año, suponiendo que en neto el número de comunidades sube en 15, la facturación sería aproximadamente de 22.000€ con un beneficio de 10.000€ para el emprendedor.
  • El tercer año se podría llegar a las 50 comunidades. Las ventas subirían a unos 34.000€ con un beneficio de unos 22.000€ para el emprendedor.
  • El cuarto año, el negocio funcionaría a máxima capacidad, con una facturación de 40.000€ y un beneficio de 28.000€.

Hay que tomar en cuenta que el número total de comunidades que se pueden gestionar a la vez alcanza un límite. Más fincas significan más intervenciones y menos tiempo para buscar nuevas comunidades. Además, siempre hay un pequeño porcentaje de las comunidades que van a querer cambiar de gestor.

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