Plan de empresa de una agencia de viajes

Durante las últimas décadas, el modelo de negocio de las agencias de viajes ha cambiado drásticamente. La irrupción de Internet cambió para siempre las formas de comprar billetes de tren, de avión e incluso paquetes turísticos. Pero, al mismo tiempo, el auge del low cost y de los alojamientos turísticos ayudó a multiplicar el número de viajeros. Por eso, merece la pena plantear el plan de empresa de una agencia de viajes, que puede ser un negocio rentable, especialmente con algo de especialización.

Modelo de negocio y propuesta de valor

Hasta hace unos treinta años aproximadamente, para comprar un billete de avión, lo normal era dirigirse a las oficinas de una agencia de viajes. La clientela era masiva y muy generalista, y por lo tanto surgieron muchas agencias que se dedicaban a vender vuelos, billetes de tren o paquetes turísticos a esos clientes poco especializados. Se cobraba una comisión en cada operación, y lo habitual es que los clientes no hicieran muchas comparativas con los precios de la competencia.

Pero poco a poco, Internet fue atrayendo a la clientela más generalista y preocupada por el precio. La aparición de los buscadores y de las compañías de bajo coste que solo vendían por Internet permitió a muchas personas conseguir buenos precios e investigar ofertas cómodamente desde el sillón de casa. En un primer momento, las agencias de viajes tradicionales se confiaron, y pensaron que sus consejos personalizados iban a retener a los clientes. Pero como la preocupación de buena parte de la clientela era comprar productos estándares al mejor precio, no pudieron competir  y perdieron cuota de mercado. Es algo similar a lo que pasó con los hoteles y los alojamientos turísticos.

Hoy en día, una de las claves para tener una agencia de viaje de éxito está en la especialización, el diseño del viaje a medida y la calidad del servicio. No tiene sentido competir solo por precios con las agencias online. El éxito está en centrarse en clientes que buscan consejos y aportarles precios competitivos. Incluso es posible orientarse a nichos de mercado, con viajes totalmente a medida, totalmente originales, para clientes con un poder adquisitivo alto. U optar por productos como los cruceros y los paquetes vacacionales, que siguen funcionando muy bien.

Evolución del sector

El sector de la venta minorista de viajes es cíclico. En épocas de recesión, tanto particulares como empresas reducen sus presupuestos para desplazamientos y viajes. Y cuando la economía va bien, todos aquellos que pueden aprovechan para viajar. Por supuesto, y como podemos apreciar en el gráfico siguiente, la venta minorista de viajes se vio muy impactada por la pandemia, con una caída del 80% de la actividad entre 2019 y 2020.

En 2023, se estima que el volumen de negocio está todavía bastante por debajo de 2019, pero se estaba recuperando. En 2024 DBK estima un volumen de negocio de 12.600 millones de euros para los minoristas, cifra que iba a subir a 13.450 millones para 2025. Es decir, todavía por debajo de las cifras anteriores a la crisis sanitaria, pero ya a un nivel muy cercano.

Se estimaba en 2023 que las ventas online representaban un 42% del total de las ventas minoristas, un porcentaje que ha ido creciendo poco a poco cada año, y que posiblemente llegará al 50% en pocos años. Sin embargo, queda un mercado sustancial para las agencias tradicionales.

Requisitos legales para abrir una agencia de viajes

En nuestro país, la competencia sobre agencias de viajes está transferida a las Comunidades Autónomas, y por lo tanto es necesario estudiar la normativa de cada región para asegurarse cumplir con la reglamentación. Para más información es recomendable consultar la página dedicada a la legislación de la Federación Empresarial de Asociaciones Territoriales de Agencias de Viajes Españolas. Antes de plantear el plan de negocio de una agencia de viajes, conocer las condiciones locales es vital.

Quizás el punto más notable de la normativa es que se exige a las agencias que depositen una fianza para cubrir responsabilidades con terceros. Se trata de un importe de 100.000€ (por poner el ejemplo de Madrid). Puede ser menor si la agencia se afilia a una asociación y aporta su fianza a un colectivo que funciona como una aseguradora de todos sus miembros.

No se puede empezar la actividad hasta no tener la licencia, y esto puede ser un impedimento porque en algunas ocasiones los plazos administrativos son largos.

Estudio de mercado para el plan de empresa de una agencia de viajes

Estamos hablando de un negocio local, que busca vender un servicio de consejos personalizados. Por lo tanto la competencia también será local. El estudio de mercado se puede iniciar desde Internet, sacando la lista de los negocios de una zona determinada. Pero, después, lo ideal sería ir a visitar cada agencia, preferiblemente haciéndose pasar por un cliente potencial que busca organizar un viaje.

De esta manera, se puede identificar el posicionamiento de cada competidor. Puede que algunos sean especialistas de algunas zonas en concreto, otros de algunos tipos de experiencias, otros más generalistas. Los precios son difíciles de comparar pero si siempre se plantea el mismo viaje, se puede empezar a ver una tendencia.

Estrategia de diferenciación

Supongamos que tengamos un gran conocimiento de una zona del mundo, y que hayamos detectado que las otras agencias de viaje no la venden, o no la promocionan mucho porque no son capaces de ofrecer un consejo informado. Quizás hayamos encontrado un producto diferenciador, y si esta zona tiene posibilidades, podamos dedicar nuestros esfuerzos a promocionarla, apoyándonos en los viajes que hemos hecho en persona.

Eso es solo una estrategia, orientada a la oferta, pero se puede ofrecer un servicio orientado al precio, por ejemplo garantizando que se vaya a conseguir el precio más bajo. Esto nos obligaría a tener a una persona especializada en rebuscar las mejores ofertas por la red, y a cobrar una comisión fija por el servicio. Algunas agencias incluso practican tarifas planas con sus mejores clientes, un modelo que puede ser muy lucrativo.

Otra opción es tener acuerdos directos con algunos proveedores (especialmente hoteles y empresas de ocio). El objetivo es tener precios imbatibles, centrándose en unos pocos destinos pero buscando crear volumen para cada uno de ellos.

La inversión en el plan de empresa de una agencia de viajes

Sin duda, la fianza que exigen las autoridades es uno de los importes más significativos en la inversión inicial de apertura de una agencia de viajes. Tampoco hay que descuidar la cantidad que puede suponer la adecuación de un local bien ubicado. No tiene que ser algo muy grande, no hay mucha inversión en equipos y mobiliario. Aun así, entre las posibles obras de preparación, los dos meses de fianza, los muebles y los ordenadores la cantidad puede superar los 10.000€, sin contar la famosa fianza exigida por las autoridades (digamos 100.000€ más).

Plan marketing de una agencia de viajes

Si quieres poder destacar y aprovechar tu diferenciación, necesitas comunicar para que los clientes potenciales sepan que hay una agencia de viajes adaptada a sus necesidades. Y eso se hace diseñando un buen plan de marketing.

Debes empezar por entender muy bien quiénes son tus clientes ideales: familias que buscan playa tranquila, jóvenes que quieren aventura, parejas enamoradas o personas mayores que prefieren comodidad. Hay que explicar qué hace especial a tu agencia (viajes a medida, precios increíbles, destinos poco conocidos, atención súper cercana…) y decidir qué quieres conseguir este año: más reservas, más clientes nuevos o que la gente te recomiende. Todo esto se traduce en elegir bien los precios, los paquetes que ofreces y por dónde vas a venderlos (web, WhatsApp, redes, o incluso en persona).

Después viene la parte de hacerse ver: una página web bonita y fácil de usar, muchas fotos y vídeos bonitos en Instagram y TikTok, enviar correos con ideas de viajes e ofertas irresistibles, poner anuncios en Google y Facebook cuando la gente busca “viajes baratos a Cancún” o “escapada romántica”, trabajar con influencers que muestren tus destinos y cuidar mucho a los clientes que ya viajaron contigo para que vuelvan y te recomienden. Lo más importante es tener un calendario claro de qué vas a hacer cada mes, un presupuesto que no se te dispare y mirar cada cierto tiempo si lo que estás haciendo está funcionando o hay que cambiar algo.

Estimación de ventas

Las ventas de las agencias de viajes suelen ser de mucho volumen, porque lo que facturan al cliente es todo el servicio, pero en realidad se quedan con un margen muy pequeño de lo facturado. Sin embargo, las comisiones son muy variables, dependiendo del producto.

En el caso de paquetes vacacionales, cruceros y hoteles, las agencias pueden tener una comisión cercana al 8% del importe vendido al cliente. A menudo lo completan con unos pequeños gastos de gestión repercutidos al comprador. En otros productos, como billetes de avión o tren, la comisión del proveedor es paupérrima (a veces menos del 1%). Entonces la agencia lo compensa cobrando gastos de gestión al cliente.

Evidentemente, para una agencia, especializarse en los productos más rentables es una apuesta más interesante.

¿Cuánto factura una agencia de viajes?

La facturación de una agencia de viajes es muy variable, dependiendo de si estamos hablando del pequeño negocio de barrio o de una gran cadena conocida al nivel nacional. Como en muchos otros sectores, la tendencia ha sido a la concentración, con menos puntos de venta y agencias más grandes. Como ejemplo, podemos citar que en 2019 la facturación era similar a la que había antes de la crisis financiera de 2008. El nivel de empleo también era similar, pero el número de puntos de venta significativamente inferior.

Según un estudio de Amadeus, más de la mitad de las agencias de viaje en España factura más de un millón de euros. Pero, de esa facturación tenemos que tener en cuenta que la agencia se queda solamente entre un 5 y un 10%. Por lo que el margen operativo de una agencia típica sería de 75.000€. A efectos prácticos para este plan de negocio, vamos a considerar que eso es la facturación “real” de la agencia.

Mucha estacionalidad

La estacionalidad de un negocio de viajes es importante, y los 75.000€ anuales de facturación que hemos estimado deberían ser repartidos durante el año de forma lógica. Por ejemplo, septiembre, octubre o diciembre son meses de facturación muy baja, mientras junio y sobre todo julio son meses fuertes (las vacaciones de verano se suelen tomar en agosto y comprar poco antes). Así, es posible que en julio las ventas alcancen los 9.000 mientras en diciembre apenas lleguen a los 3.500€. La estacionalidad de las ventas es un factor importante, porque influirá mucho sobre la tesorería del negocio.

Principales gastos y rentabilidad

Cuando se prepara el plan de empresa para una agencia de viajes, sin duda el alquiler y los gastos de personal son los principales puestos de gasto. A la renta mensual del local habrá que sumar los suministros habituales (luz, teléfono, Internet). También puede tener cierta relevancia la cuota de participación a una asociación profesional. Y no hay que olvidar gastos iniciales (licencia de apertura por ejemplo), además de un presupuesto dedicado a la comunicación.

Una agencia mediana puede perfectamente gastarse unos 1.400€ al mes entre local y suministros, más otros 1.900€ en salarios (sueldo de un empleado y cotizaciones) y 500€ en gastos diversos (seguros, gestoría, publicidad, etc). Eso daría unos gastos anuales de 45.600€, a poner en relación con los 75.000€ de facturación mencionados antes, dejando un beneficio cercano a los 30.000€ para el emprendedor responsable de la agencia.

Además del caso de la agencia de viajes, tenemos más ejemplos de plan de empresa para tí, visita el enlace y descúbrelos.

 

Preguntas frecuentes

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