Una de las herramientas más interesantes para simplificar trámites en la vida diaria es sacar el certificado digital. Es un recurso que ahorra mucho tiempo y dinero, y es especialmente útil para los empresarios individuales. Te voy a explicar brevemente en qué consiste, cómo te lo puedes sacar, y cuáles son los beneficios de tener un certificado digital cuando eres autónomo.
¿Qué es el certificado digital?
Se trata de un pequeño archivo informático codificado y que te sirve para identificarte legalmente cuando haces gestiones en línea. Se instala en el navegador que usas en tu ordenador, tablet o móvil.
Cuando haces algún trámite, la web de la administración correspondiente lee la información de este archivo, y eso es equivalente a identificarte con tu DNI en mano presencialmente.
Habitualmente, el certificado digital contiene tus nombres y apellidos y tu número de identificación, es decir el DNI para españoles y el NIE para extranjeros. Pero también hay certificados digitales para empresas y organizaciones, que llevan la información de la razón social y el CIF.
¿Cómo sacar un certificado digital cuando eres autónomo?
Cualquier ciudadano puede solicitar un certificado digital dirigiéndose a alguno de los organismos oficiales de certificación que operan en España. El más conocido es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) que depende del Ministerio de Hacienda.
Hasta hace poco, para conseguir el certificado tenías que hacer al menos una parte del proceso en persona, acudiendo a una oficina de certificación. Pero eso ha cambiado, y ahora puedes hacer todo desde casa. La FNMT tiene un procedimiento de vídeo identificación, donde te grabas enseñando el DNI y diciendo tus nombres y apellidos, entre otras cosas. No es inmediato, tardan unos días en validar tu certificado, pero no te hace falta desplazarte.
Si quieres saber más, aquí tienes un vídeo que te explica paso a paso como sacarte el certificado de la FNMT.
¿Cuáles son las ventajas del certificado digital cuando eres autónomo?
Un autónomo tiene principalmente gestiones con Hacienda y con la Seguridad Social. Los trámites con ambos organismos se ven muy simplificados al usar el certificado digital. Pero es una herramienta también práctica en otras instancias, en particular para solicitar subvenciones y ayudas.
Gestiones con la Agencia Tributaria
Con un certificado digital, te puedes dar de alta en Hacienda, presentar tus declaraciones trimestrales y sacar diversos certificados, desde casa. Todo con la máxima comodidad, el día y a la hora que quieres. Y no solo es un ahorro de tiempo. Puede llegar a ser un ahorro económico importante. Eso es, si decides prescindir del servicio que te ofrece la gestoría para realizar tus declaraciones por tu cuenta. Obviamente, para hacerlo necesitarás formación. Un error en la información presentada podría tener consecuencias económicas mucho mayores al ahorro obtenido.
Gestiones con la Seguridad Social
Al igual que con la Agencia Tributaria, una de las ventajas de sacar el certificado digital para un autónomo es poder hacer muchas gestiones con la Seguridad Social. Desde darte de alta, hasta cambiar tu base de cotización, sacar un informe de vida laboral, y por supuesto presentar todas las declaraciones relativas a los impuestos sobre el trabajo.
Subvenciones, ayuda y trámites varios
Si quieres acceder a subvenciones y ayuda, lo tendrás mucho más fácil si dispones de un certificado digital, ya que podrás hacer todo el proceso totalmente online. Y eso sin contar con la posibilidad de otros trámites con la administración, como la posibilidad de recibir notificaciones importantes.
Pero también hay ventajas como ciudadano
Empadronamiento
Tanto para darte de alta en el padrón de tu ciudad, como para comunicar cambios o sacar un certificado, te vendrá muy bien disponer del certificado digital. Por ejemplo, es bastante habitual que los bancos, aplicando la normativa para la lucha contra el blanqueo de capitales, te pidan regularmente actualizar tus datos. Entre la información que te pedirán, seguramente estarán un certificado del IAE y un certificado de empadronamiento. Si cuentas con el certificado digital los sacarás inmediatamente, en cuestión de segundos.
Gestiones con la DGT
Otra administración importante en la vida cotidiana es la DGT. Con el certificado digital podrás fácilmente comunicar que has comprado un vehículo y hacer la transferencia de propietario online. Eso sin contar que podrás consultar tus puntos del carné, comprobar si tienes multas, y configurar una alerta por correo electrónico para avisarte si te llega una multa nueva.
Cuidas el medio ambiente
Además de las ventajas prácticas del certificado digital, y en particular el ahorro de tiempo y la seguridad en la identificación, hay otros beneficios. Uno de los principales es cuidar el medio ambiente. Gracias a esta herramienta, dejarás de usar documentos en papel. Te bajarás certificados en formato PDF que podrás comunicar a otras administraciones y empresas. Quizás el hecho de que una persona se cambie al certificado digital no tenga un impacto demasiado grande. Pero si la mayoría de los ciudadanos lo hacen, el efecto se notará, y mucho.
¿Cuánto tiempo es válido el certificado?
Si optaste por hacerlo mediante la FNMT, el certificado digital tiene una validez de 4 años. Durante los 60 días previos a su caducidad, podrás solicitar su renovación, por otros 4 años. Pero eso es suponiendo que el documento físico tengo una validez igual o superior a los 8 años en el momento de sacar el primer certificado digital. Porque, si renuevas tu DNI físico, tendrás que hacer lo propio con el certificado.