Como reducir gastos en una empresa: 12 consejos

Reducción de Costes

Desde que iniciamos el blog, de vez en cuando insistimos en la necesidad para las empresas de trabajar en la reducción de costes para poder compensar parte de la caída de ventas. Está vez repasamos 12 consejos de ahorro aplicables en casi todos los negocios.

 

Renegociar el alquiler

El alquiler de las instalaciones, de las oficinas o de un local comercial suele ser uno de los principales puestos de gastos en una empresa, especialmente para pequeños negocios abiertos al público. El tener un contrato que nos obligue a unas mensualidades determinadas y sus respectivos incrementos anuales no es motivo para no intentar negociar con el propietario como reducir gastos. Hoy en día muchos locales están vacíos, y si el dueño tiene mentalidad empresarial, preferirá cobrar un poco menos a arriesgarse a perder completamente la fuente de ingreso.

 

Adaptar la plantilla a la actividad

Cualquier empresario sueña que su negocio pueda crecer y le permita contratar a cada vez más personas, pero si la actividad no va y las ventas bajan, una empresa que busca como reducir gastos y no adapta su plantilla está condenada.

Adaptar la plantilla significa repasar en detalle todas las funciones y trabajos, y optimizar procesos para que se pueda trabajar con menos personas sin perjudicar el servicio al cliente. Se puede pensar en externalizar servicios, en usar contratos temporales para picos de actividad, o proponer contratos a tiempo parcial a algunos empleados en vez de despidos.

 

Aprovechar el espacio

En muchas empresas, la reducción de plantillas provocada por la caída de las ventas ha llevado a que mucho espacio haya quedado disponible. Al margen de negociar una rebaja del alquiler, para la reducción de costes es importante plantearse soluciones más radicales como mudarse a unas instalaciones más pequeñas o incluso compartir espacio con otras empresas. No todos los negocios lo pueden hacer, pero por ejemplo, una gestoría que tenga espacio libre podría alquilar parte de sus oficinas a otras empresas de servicios (abogados, consultores), y así ambos reducen costes.

 

Volver al trueque

Una práctica de la economía de tiempos pasados está volviendo con fuerza en la actualidad. Se trata del trueque de productos y servicios. Puede ser un recurso bastante económico cuando los dos negocios se necesitan. Por ejemplo, un diseñador podría realizar el logotipo de un abogado a cambio de que este le redacte un contrato de prestación de servicios. En la práctica se emiten facturas en ambos lados por el mismo importe (para cumplir con las obligaciones fiscales), como explican el en blog de acambiode.com, una web especializada en el trueque empresarial.

En este caso, la reducción de costes se produce porque ninguna de las dos empresas busca sacar un beneficio por la venta del producto, y realiza el intercambio prácticamente a precio de coste.

 

Vender lo que no se usa

Lo que vale para las finanzas personales en este caso vale para la empresa. Si no se usan vehículos, mobiliario, equipos o materiales, mejor venderlos ahora que dejar que pierdan valor mientras se espera una hipotética recuperación del mercado. Cuando las cosas vuelvan a estar mejor, muchas de estas cosas ya estarán desactualizados.  A menudo, preguntarse como reducir gastos en una empresa va de la mano con el concepto de cortar pérdidas a tiempo.

 

Comprar elementos de segunda mano

En el otro sentido, cuando se necesita invertir en algo, no hay que temer pensar en comprar elementos de segunda mano. Es la otra cara de la medalla de una crisis durísima que se ha llevado por delante a muchos negocios. Los que se quedan pueden acceder a verdaderas gangas en el mercado de segunda mano, una forma efectiva de lograr la reducción de costes.

 

Compartir servicios

Hablamos antes de compartir el espacio con otras empresas. En realidad, la opción de trabajar en equipo con otros negocios se puede generalizar en muchos aspectos. Muchas empresas tienen necesidades comunes, y si se asocian en las compras, pueden conseguir mejores precios. Por ejemplo, dos compañías totalmente diferentes que quieran hacer una campaña de publicidad podrían negociar con una agencia compartir los espacios de forma alternada, o conseguir una rebaja en el precio de los folletos por comprar un gran volumen.

Entre empresas de un mismo sector, quizás la mejor opción es buscar si existe una central de compras que pueda hacernos beneficiar de mejores tarifas, y si no la hay, siempre se puede iniciar una con otros pocos negocios.

 

Negociar con los proveedores

Si como propietarios de una empresa tenemos que hacer un esfuerzo constante para no subir o incluso bajar precios y seguir siendo competitivos, lo lógico es adoptar la misma estrategia con los proveedores. En la medida de lo posible, no hay que dudar en usar la competencia para conseguir tarifas cada vez más competitivas, y no pensar que porque hayamos negociado una vez se ha acabado.

 

Comprar online

Internet es una gran oportunidad para reducir gastos en una empresa. Existen multitudes de webs sectoriales, y también un gran número de páginas especializadas en vender existencias de productos al mejor precio. Todavía hoy, años después del inicio de la crisis, algunas empresas siguen teniendo excesos de stocks de algunos productos y están dispuestas a venderlos a precios muy competitivos.

 

Cuidar los suministros

Teléfono, luz, agua, gas. Estos suministros pueden representar unas facturas muy significativas cada mes. Hay muchas formas de controlarlos. El primer paso es sin duda cambiar de compañía de teléfono e Internet a una más barata, con una tarifa adaptada, y en menor medida es válido para el resto de suministros (aunque para los demás el ahorro es menor). Luego es evidente que hay que cuidar muchísimo el consumo. Para el teléfono, significa controlar el detalle de comunicaciones y perseguir el mal uso. Con la luz y el gas lo importante es optimizar el consumo usando sistemas de temporizadores, fijando una temperatura adecuada y dejando de alumbrar las zonas que no lo necesitan.

 

Analizar el impacto de la publicidad

Recortar el gasto de la empresa en publicidad puede ser dramático si se hace de forma inconsiderada. Recordemos que el ajuste de costes se hace principalmente porque las ventas bajan, y si hoy en día disponemos de una publicidad eficiente, reducir este presupuesto podría ser muy dañino para la facturación.

Sin embargo, en muchos casos las empresas gastan grandes importes en campañas de publicidad cuyo impacto es discutible. Por eso es buena idea medir el impacto de cada estrategia comercial, recortar las que no sirven y potenciar las demás.

 

Repasar todos los gastos

Finalmente, si quiere saber como reducir los gastos en una empresa, además de todo lo anterior no podrá escapar a una revisión exhaustiva de los gastos. Esto significa partir de la contabilidad (o de herramientas de control de gestión para las empresas que dispongan de ellas) y repasar uno a uno cada gasto, empezando por los más grandes, pero sin dejar de lado a los pequeños. Es sorprendente la cantidad de veces en las cuales al hacer este ejercicio se descubren gastos que tenían sentido tiempo atrás, pero que se siguen haciendo por costumbre, cuando ahora ya no aportan nada.

 

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