Como hacer el presupuesto de una empresa

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Un presupuesto es una excelente herramienta de seguimiento de resultados. Permite definir para cada área de la compañía los objetivos relevantes, y asignarles el responsable de cumplirlos. Permite establecer una meta en distintos aspectos empresariales, y saber en cada momento la situación de la sociedad respecto a este blanco. Vamos a ver algunas pistas para el presupuesto de una empresa.

Empresas recientes

Para las nuevas sociedades, por definición no hay datos históricos para compararse, y por lo tanto lo más indicado es basarse en el plan de negocio. En un primero momento probablemente no haga falta entrar en el mismo grado de detalle que el plan de empresa, pero se puede recoger algunos elementos, como la cuenta de resultados mensualizada, para tener algunos elementos.

Empresas con más de un año de vida

El último año cerrado es una gran fuente de información. Los datos contables y las otras variables de negocio (como datos de personal o unidades vendidas) son conocidos. Se saben los verdaderos gastos que tiene la empresa, y cada elemento de los resultados tiene una explicación basada en la realidad pasada.

Conociendo el pasado, se puede hacer mejores previsiones sobre el futuro. No se trata evidentemente de pretender repetir los datos pasados mejorando algún u otro aspecto. Si se quiere una herramienta buena, hay que analizar el pasado con más profundidad.

Por ejemplo, los gastos pueden variar. Es cierto que algunos son bastante estables (alquiler, suministros, personal) y tienden a subir en la misma proporción que el IPC. Pero muchos otros se han dado de forma excepcional, o se pueden controlar con más cuidado. Lo importante es fijar un objetivo de contención o reducción del gasto basado en criterios reales y razonables.

Para las ventas y los márgenes, sucede lo mismo. Es posible que el año anterior hayamos conseguido una venta importante, tanto en volumen como en margen, y que sepamos que siendo realista, no sea probable que se repita algo tan bueno. Por lo tanto hay que buscar determinar objetivos ambiciosos pero realistas, sino el presupuesto no sirve para nada.

Un instrumento de motivación de toda la empresa

Nunca es fácil predecir el futuro, incluso teniendo mucha experiencia. Sin embargo, un buen presupuesto corresponde a los resultados que puede conseguir la compañía si todos sus empleados se esfuerzan lo suficiente. Hay que matizar que hace falta un entorno económico relativamente estabilizado para que tenga sentido. Si después de varios años de crecimiento un sector cae un 20%, el presupuesto de este año es papel mojado. Pero si los siguientes años las caídas son más predecibles (estables o en ligera bajada), entonces es posible hacer un buen presupuesto, aunque sea en una economía de crisis.

Si el presupuesto de la empresa está bien hecho, se pueden establecer incentivos para todos los empleados basados en su cumplimiento. De esta manera, se consigue una motivación extra para cumplir con el objetivo de la empresa. Lo ideal es hacer una mezcla entre objetivos por departamentos y objetivos para el conjunto de la compañía, ya que se busca un buen resultado global, no que cada área luche por sus propios intereses.

Seguimiento periódico

Una vez que se conocen los objetivos de cada uno y de la empresa en su totalidad, por supuesto es fundamental ir siguiendo los resultados reales. Mes a mes, o trimestre a trimestre (según las posibilidades administrativas de la compañía). El seguimiento permite sobre todo anticipar las evoluciones y tomar decisiones para corregir desviaciones. Si los gastos de un lado se disparan, habrá que buscar medidas para reducir por otro lado, o encontrar formas de aumentar márgenes o ventas.

No se puede esperar a que acabe el año para saber si se ha cumplido o no. Todo el interés del presupuesto está en ser una referencia, una vara de medir que se usa con frecuencia.

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2 respuestas a Como hacer el presupuesto de una empresa

  1. Manuel dijo:

    Muy buen aporte. Saber confeccionar un presupuesto es la mejor manera de llevar un control efectivo de las finanzas tanto en empresas como de manera personal.

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