Sistema de control de gestión en la dirección de empresas?

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A menudo se piensa que el control de gestión es un sistema puramente contable de seguimiento de los resultados de la empresa. En realidad es algo mucho más completo, que permite a la dirección de una compañía tomar las mejores decisiones.

Como el piloto de avión tiene que fiarse de los indicadores de tu cuadro de mando para elegir cual serán sus próximas acciones, el directivo o el jefe de equipo tienen que basarse en la información disponible para llevar su área de responsabilidad a los objetivos marcados.

Un sistema de información

En cualquier aspecto de nuestras vidas, un buen acceso a la información es vital para tomar decisiones y los negocios no escapan a esta regla. El control de gestión es una herramienta que permite construir un sistema de información. Como la mayoría de los datos de las empresas son financieros, la mayor parte de los datos de este sistema de información viene de la contabilidad.

Sin embargo es conveniente matizar que por una parte, muchos datos no contables son más que relevantes para disponer de un buen sistema de información, como datos sobre la actividad comercial (por ejemplo la cuota de mercado) o sobre la percepción de nuestros clientes (encuestas de calidad). Además, conviene diferenciar entre los datos contables legales (la llamada contabilidad general) y el desarrollo de una contabilidad analítica, verdadera base de un buen control de gestión. Como indica su nombre, la contabilidad analítica separa los resultados financieros en función de los criterios que más significativos parezcan al equipo directivo (suele haber diferenciación por ejemplo por actividad o línea de producto).

Un sistema actualizado

Hacer un estudio detallado de un aspecto u otro de la empresa puede ser interesante, pero no dejará de ser un análisis puntual que rápidamente se quedará desfasado por el paso del tiempo.

Un buen sistema es aquel que define unos indicadores claves (sobre ventas, rentabilidad, calidad, circulante, etc.) y los va siguiendo con una periodicidad regular. Según la importancia y la volatilidad de los indicadores puede haber un seguimiento semanal, mensual, trimestral o anual.

Poder analizar las evoluciones de los indicadores dará mucho más interés a la herramienta que si se sacarán estudios puntuales. Además de dejar claro fenómenos como la estacionalidad, tener un cuadro de mando actualizado permite detectar más temprano los problemas. Por ejemplo, una pérdida de rentabilidad en un producto se sabrá antes si hay un seguimiento mensual que si solo se sacan datos una vez al año. Esto permite tener respuestas más rápidas que pueden hacer la diferencia.

Un sistema de decisión

Porque el motivo de esta herramienta es precisamente tomar decisiones. Los indicadores no son gráficos sacados por los contables para decorar sus informes financieros, sino útiles para tomar acciones. Si no se usa la información, es una completa pérdida de tiempo elaborar un cuadro de mando.

Elegir las variables que hay que seguir no siempre es tarea fácil, especialmente si se quiere construir una herramienta sencilla y eficaz, que en un vistazo permita identificar la marcha de la empresa. Pero esta definición permite entonces detectar las variaciones y decidir las medidas que se tienen que tomar.

Por ejemplo, una caída de las ventas puede tener como consecuencia una política comercial más agresiva o una reducción de plantilla de vendedores (o ambas cosas a la vez). Sin un sistema de gestión eficaz, se puede tardar mucho tiempo antes de llegar a esta conclusión, y si nuestros competidores han sido más reactivos podemos sufrir las consecuencias.

Por otro lado, si identificamos un área donde nuestros beneficios son mucho más interesantes que para otros productos, podremos decidir invertir en este sector más rentable de forma prioritaria.

Medir los resultados

La ventaja del sistema, es que el resultado de las acciones tomadas podrá ser perfectamente medido en las siguientes publicaciones de los indicadores de gestión, lo que de nuevo permitirá adaptar la estrategia si fuera necesario, en un ejercicio de mejora continua.

 

En resumen, el control de gestión es un sistema que debe permitir a la empresa tener una información relevante, correcta y actualizada para tomar las decisiones con la mayor agilidad posible y así tardar menos en efectuar los cambios necesarios a la mejora de los resultados de la compañía.

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