Siempre hay dos caminos para mejorar la cuenta de resultados. Aumentar los ingresos, o reducir los gastos. Cuando se opta por buscar optimizar costes, hace falta tomar decisiones informadas y con visión de futuro. Hoy vamos a ver dos ejemplos de reducción de gastos, uno provechoso y el otro mal planteado.
Cuando se habla de optimización, actuar rápido es importante, ya que las reducciones de gastos y costes se realizan con una visión a largo plazo, y cuanto antes se hacen, mayor es el ahorro a lo largo del tiempo. Pero ser rápido no significa precipitarse, ya que reduciendo costes se pueden tomar decisiones nefastas para la empresa.
Un acierto: la desaparición de la aceituna
Empecemos por el caso muy famoso de la aceituna en la comida de los aviones. En los años ochenta, American Airlines llevó a cabo una política de reducción de costes muy metódica, cuyo símbolo más impactante fue la idea de quitar de las ensaladas de la comida de sus aviones la aceituna. Eso vino de la constatación de que la inmensa mayoría de los pasajeros no se la comían. Parece una tontería, pero al quitarla, ahorraron hasta 40.000 dolares anuales. Para una compañía tan grande, no es un importe significativo, pero las medidas tomadas por la compañía fueron muchas más. Por ejemplo, pensaron en usar carritos de comida más livianos, y consiguieron así un ahorro sustancial de combustible.
Estos ahorros no afectaron en nada a la calidad del servicio ofrecido a sus clientes. Se quitaron cosas que no eran necesarias, para poder operar gastando menos recursos.
Un exceso de ahorro que daña el negocio
El ejemplo opuesto, es decir una reducción de costes mal enfocada, también lo podemos encontrar en el sector de la aviación, con el caso de Air Madrid alrededor del año 2010. Cuando se empezaron a acumular retrasos de sus vuelos, con cientos de personas atrapadas en Madrid y aeropuertos de Suramérica.
Es necesario aclarar que han intervenido más factores en la caída de la compañía (de tipo políticos). Pero también queda claro que el problema que dio origen a todo fue el haber mantenido una flota demasiada pequeña para el volumen de actividad que tenía la empresa.
En teoría, si no pasaba nada, los aviones estaban perfectamente optimizados para ofrecer la máxima rentabilidad a la empresa (iba a registrar beneficios al tercer año de funcionamiento), y eso con una política de precios bajos.
Pero no había lugar para el imprevisto, y cualquier incidente se repercutía en retraso para el resto de los vuelos de la compañía. Hasta el punto que en fechas de mucha afluencia, como Navidades, los vuelos llegaron a tener hasta dos días de retraso, algo totalmente impensable desde el punto de vista de la calidad del servicio.
Diferenciar ahorro provechoso y ahorro equivocado
Los dos ejemplos anteriores son de un sector donde se mueven volúmenes de negocio muy grandes. Pero, en cualquier empresa, y a una escala diferente, se pueden aplicar las buenas ideas de reducción de gastos. Siempre evitando caer en el error de reducir indiscriminadamente.
¿Estás preparando el plan de empresa de tu proyecto empresarial? Entonces, te interesa hacer una reflexión sobre como optimizar tus costes para poder aprovechar mejor la financiación que tienes a tu disposición. Ya sabes que los negocios suelen tardar en consolidar ventas. Por eso, es muy importante mantener una estructura de coste la más optimizada posible.
Hay muchas formas de reducir el gasto. Buscar proveedores de calidad similar pero que trabajan con precios más bajos. Analizar alternativas para cada desembolso contemplado. Reflexionar a fondo sobre la necesidad y el impacto de los gastos actuales.
Muchos costes se pueden suprimir. Otros muchos reducir.
Pero hay que actuar siempre pensando en el cliente y en la motivación de los empleados. Es más eficaz concienciar que prohibir y racionalizar costes no debe impedir vender.
Ahora, las reducciones de gastos no pueden perjudicar las ventas. Uno de los primeros reflejos que tienen muchas empresas cuando bajan las ventas es reducir el presupuesto de publicidad y marketing, lo que a su vez provoca una mayor reducción de facturación. Dicho eso, hay muchos gastos que se consideran imprescindibles, pero que no lo son. Por eso es tan importante analizar las cosas con perspectiva.
Consultor para emprendedores y fundador de Consultoría Financiera Kerfant. Desde 2010 te ayudo a preparar el plan de empresa para tu proyecto de negocio. Antes, me gradué en Empresariales en ESSEC (Francia), y trabajé más de 10 años en funciones financieras de responsabilidad, en multinacionales como Arkema o Renault Trucks.