¿Qué es una Data Room?

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En operaciones de fusión y adquisición de empresas (y en algunos otros casos), es bastante habitual la práctica de la Data Room. El término inglés, que se traduce por habitación de datos, describe una realidad que ha evolucionado con el tiempo. Antes de que Internet cogiera tanta importancia, se trataba de poner a disposición de posibles compradores un conjunto de informaciones relevantes sobre la empresa en venta. Hoy en la mayoría de los casos se hace de forma electrónica.

Definición de una Data Room

En un proceso de venta de empresa, es lógico que los compradores interesados pidan un gran número de informaciones sobre la compañía, para poder tomar una decisión sabiendo todo lo que hay y lo que se pueden encontrar. Para facilitar este proceso de información y respetar algunas normas básicas de confidencialidad, se inventó el concepto de Data Room.

Se trata de una habitación, cuyo acceso es controlado, y que contiene un gran número de datos sobre la empresa. Los posibles compradores pueden acceder en un horario estricto y durante un periodo definido (normalmente semanas). Tienen prohibido sacar los documentos, ni hacer fotocopias o fotografías de los mismos, pero pueden apuntar todo lo que quieren.

Una vez cerrado el plazo, cada comprador potencial puede formalizar una oferta. Cabe destacar que el proceso de una Data Room se abre solamente a compradores ya preseleccionados, para evitar que la información sensible de la empresa pueda ser demasiado expuesta.

 

Contenido

Lo que se incluye en una Data Room varía en función de las empresas, pero normalmente siempre van a albergar:

Datos financieros y operativos detallados de los últimos años
– Información sobre los principales clientes y proveedores
– Principales contratos
– Información sobre la plantilla
– Datos jurídicos, técnicos, medioambientales, etc.

Es evidente que la mayoría de las informaciones son altamente confidenciales, y por eso se ponen en marchas estrictos procesos de acceso.

 

¿Quién hace una Data Room?

Principalmente se organiza una Data Room en el caso de una venta (o fusión) de una empresa. Suele ser en organizaciones grandes, que tienen tanto los medios como el conocimiento para preparar información relevante y de calidad. Sin embargo, cada vez más Pymes incluyen la Data Room cuando venden una compañía o una actividad.

No solo se utiliza en caso de venta de empresas. En algunos contratos de gran complejidad, los proveedores potenciales también necesitan poder acceder a mucha información, a menudo confidencial, y se les organiza también este tipo de proceso.

 

Data Room virtual

Los progresos tecnológicos, especialmente en redes y en seguridad informática, permiten hoy en día organizar exactamente lo mismo de forma virtual. Se les facilita a los interesados un acceso seguro a los datos (limitado en el tiempo), y la presentación de los mismos está protegida para evitar copias.

Sin duda se gana mucho tiempo y comodidad, ya que antiguamente, había que organizar sesiones de Data Room para cada equipo de las distintas empresas compradoras, que lógicamente no podían coincidir.

 

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