La regla de oro de los tres presupuestos

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En materia de compras, existe una regla de oro que te puede hacer ahorrar mucho dinero y evitar una buena cantidad de problemas: pedir siempre y al menos tres presupuestos a proveedores distintos. No solo es cuestión de dinero, sino también de control interno y de eficacia organizativa en la empresa.

¿Por qué pedir tres presupuestos?

Obtener la mejor relación calidad / precio

La principal ventaja de solicitar presupuestos a diversos proveedores para un mismo producto u servicio es que permite tener una información más completa para decidir cual es la mejor relación calidad / precio para cubrir la necesidad de la empresa en este momento.

Es especialmente importante en el mundo de los negocios entre empresas, porque no existe la misma visibilidad que en la mayoría de los mercados destinado al gran público. Se trata de productos y servicios más complejos, a menudo específicos y a medida, que necesitan algo de estudio para determinar un precio. Por lo tanto, sin contactar con las empresas, no se puede comparar precios.

Como no sería posible pedir presupuesto a todos los actores de un sector (la pérdida de tiempo sería superior al posible beneficio de conseguir la mejor oferta del mercado), un buen compromiso es limitarse a un pequeño numero de proveedores, como mínimo 3.

Mejorar el control interno

Uno de los inconvenientes de comprar directamente a un proveedor sin haber solicitado presupuestos de sus competidores, es que el motivo de la compra no siempre puede ser el beneficio de la empresa. Un responsable de compras podría decidirse por una compañía por motivos diferentes, como la amistad, la pereza de buscar o en el peor de los casos el beneficio personal (las comisiones en dinero negro son por desgracia prácticas habituales cuando falta control).

Obligar a los responsables (u obligarse a uno mismo) a pedir varios presupuestos permite evitar estas derivas, y asegurar al menos cierto control y cierta fiabilidad en el proceso de elección de proveedor.

 

¿Cómo pedir los presupuestos?

Al menos tres propuestas

Se trata de contactar con tres proveedores diferentes y preguntarles exactamente lo mismo: mismo producto u servicio, mismas especificaciones, mismo plazo de ejecución o entrega, etc. Si queremos comparar varias opciones, habrá que pedir varios presupuestos a cada uno de los posibles proveedores. No tendría sentido comparar el precio de un servicio básico otro que incluya muchas opciones.

Herramientas online

Últimamente, se han puesto de moda los comparadores de presupuestos, con éxitos desiguales. Algunos pueden servir para pedir la misma información a muchos profesionales o empresas a la vez, lo que permite ahorrar bastante tiempo. Pero de todos modos, incluso sin estas páginas especializadas, pedir presupuesto es ahora más fácil que nunca, gracias a los formularios de contacto que casi todas las empresas colocan en sus páginas webs.

¿Cuántos presupuestos hay que pedir?

Solicitar 3 propuestas es un mínimo, que vale para compras de importancia mediana. Cuando se trate de inversiones grandes o de productos y servicios cuyo impacto sobre el negocio pueda llegar a ser muy notable, pedir tres presupuestos puede quedarse corto.

Cuanto mayor sea el importe a gastar, más merece la pena dedicar un poco de tiempo a comparar más ofertas, porque el ahorro potencial también es significativo.

 

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