Plan de negocio para una empresa de organización de bodas (wedding planner)

Completamos la lista de ejemplos de plan de empresa con el caso de un proyecto de organización de bodas, también conocido con el término anglosajón de wedding planner. Se trata de una actividad de asesoramiento que no requiere mucha inversión y tiene mucho éxito en Estados Unidos, pero también en otros países como España.

Idea de negocio

Montar un servicio de asesoramiento a los novios en la organización de bodas, desde la ayuda puntual sobre uno u otro aspecto de la celebración hasta paquetes completos con todo lo necesario para una boda de éxito (flores, catering, fotógrafo, lugar, invitaciones, banda, lista de bodas).

Se cobraría una comisión sobre los servicios prestados por los proveedores o una tarifa plana, a elección del cliente. La atención personalizada es un servicio que puede ser muy atractivo para muchas parejas para las cuales la organización del evento es un rompecabezas, especialmente para las personas con un nivel de ingresos alto.

En un primer momento, en las hipótesis de este plan de empresa de wedding planner, se trataría de una actividad unipersonal, bajo el régimen de trabajador autónomo.

Mercado y competencia en el plan de empresa para un wedding planner

¿Cuánto representa el mercado de las bodas?

Cada año diversos organismos intentan estimar el coste medio de una boda. Una de las referencias es el Libro imprescindible de las bodas, que elabora el portal bodas.net en colaboración con Google y ESADE. En su edición de 2023, estimaban un coste medio total de 21.056 euros, siendo las principales partidas de gasto el banquete (10.600 euros), el vestido de novia y el traje del novio (3.170 euros) y la fotografía y vídeo (2.700 euros). Es de notar que identificaban una partida de 980 euros por organización de la boda.

Los datos del INE de 2023 indican que ese año se casaron algo más de 172.000 parejas. Si extrapolamos el dato de presupuesto medio al conjunto de los enlaces de 2023, llegamos a un mercado anual de alrededor de 3.600 millones de euros. Seguramente esa cifra es un poco alta, porque podemos imaginar que la media por boda solo se refiere a las personas que se casan organizando un convite. Muchos matrimonios se hacen sin organizar un evento, solo por el trámite administrativo. En cualquier caso, el mercado es muy significativo. Haciendo la misma extrapolación con la cifra de “organización de la boda”, llegamos a un mercado estimado de 170 millones de euros para los wedding planners. Aunque, en realidad, esos profesionales suelen cobrar también una comisión a los diversos servicios contratados.

Segmentación de los clientes

Para un servicio de wedding planner, es razonable pensar en centrar el servicio en parejas con ingresos superiores a la media, que trabajan y no tienen tiempo para dedicarse a tiempo completo a la organización de la boda. Para tener una base de clientes suficientes, probablemente sea necesario centrar el negocio en una clientela urbana, de grandes ciudades.

Estudio de competencia

Suponiendo que la empresa tenga como mercado la ciudad de Valencia, tendría que competir al menos con esas cuatro compañías:

• Romeos y Julietas
• Boheme Sensation
• Essenza Co
• Voilà Event

Para poder realizar un buen estudio de competencia del plan de negocio de organización de bodas, sería necesario estudiar la oferta de cada una de esas empresas (y de las demás de la zona). No es fácil comparar precios y servicios, porque cada una puede tener formas diferentes de facturar. Algunas no cobran nada al cliente final directamente (lo hacen con comisiones con los proveedores). Otras hacen lo contrario.

La única forma fiable de comparar sería pedir un presupuesto a todas esas empresas, detallando exactamente los servicios que se buscan. De está forma después se dispondría de datos objetivos para saber las políticas de precios y el tipo de servicios incluidos.

Estrategia comercial

Gracias al estudio de la competencia, se pueden identificar servicios que hoy mismo no están incluidos y podrían representar un valor añadido atractivo para los clientes. Estos factores diferenciales acompañan la definición más general del servicio, con su política de calidad.

• La política de precios es complicada en este caso, porque en la mente de algunos clientes el servicio de wedding planner se percibe como gratuito. En este caso una estrategia interesante podría ser insistir en el coste total de una boda (con todos los servicios) y destacar la capacidad de la empresa para negociar con proveedores y obtener el mejor precio para el cliente.
• Se daría a conocer el servicio gracias a una página web altamente cuidada (las de los competidores en general son bastante conseguidas) y bien posicionada. Pero también es importante establecer acuerdos con distintos proveedores relacionados con el mercado de las bodas para que recomienden los servicios de wedding planner.
• La promoción de la empresa se haría a través de los contactos ya citados y con anuncios en prensa especializada (en papel y online). Se buscaría contactar con periodistas para conseguir algún artículo promocional gratuito (es un oficio que interesa bastante al público, por la parte de sueño que representan las bodas).

Funcionamiento de la empresa

Relación con los proveedores

La relación entre un wedding planner y los proveedores de servicios del sector de los eventos y las bodas es muy especial. Mucho más que para otros tipos de negocios. En efecto, el cliente recibe directamente los servicios de los proveedores, y en muchos casos les paga directamente. Eso implica que su percepción del trabajo de cada uno de esos socios será fundamental en la percepción del servicio global, ofrecido por la empresa de organización de bodas. De allí que un wedding planner necesite una gran coordinación y control sobre los proveedores.

Para poder ofrecer precios competitivos, es muy importante negociar tarifas y descuentos con algunos proveedores preferentes. Eso, por supuesto, sin quitarse la oportunidad de trabajar con otros cuando las circunstancias o el deseo expreso del cliente lo requieran.

Relación con los clientes

Organizar una boda desde el principio hasta el final requiere un trabajo de larga duración. El wedding planner se reune con los clientes muchos meses antes del evento para fijar las principales orientaciones para la boda, y luego vuelve a citarse con ellos periódicamente para valorar el avance del trabajo y tomar decisiones más concretas.

En caso de trabajar con una tarifa plana, se cobra una cuota mensual por cada boda, independientemente de la carga de trabajo del momento. Si al contrario se opta por cobrar comisiones sobre los servicios de los proveedores, entonces la mayoría de los ingresos se concentrará hacia el final de la organización y después del evento.

Para la preparación del plan de empresa para un wedding planner, es muy importante tomar en cuenta que las bodas se suelen concentrar en los meses de verano. Eso exige un cuidado importante a la hora de aceptar compromisos, y una prudencia sobre las previsiones de facturación. Se puede gestionar varias bodas en paralelo, pero solo hasta cierto volumen.

Plan de empresa wedding planner: análisis DAFO

Debilidades

• Empresa pequeña y joven
• Poca capacidad financiera para publicidad

Fuerzas

• Experiencia en el sector de organización de eventos
•  Contactos con proveedores

Amenazas

• Reacción de la competencia
• Bajada del número de bodas (tendencia a largo plazo)
• Bajada del importe medio gastado (respecto a antes de la crisis)

Oportunidades

• Crecimiento comercio electrónico
• Cambios culturales

Rentabilidad del proyecto

Estimación de ventas

Según el INE, se realizaron 10.339 bodas en 2023 en la provincia de Valencia. El objetivo de la nueva empresa es centrarse en el mercado del 10% de los matrimonios con los ingresos económicos más altos. Esto deja un mercado potencial de aproximadamente 1.000 bodas al año en la provincia.

Así, en este plan de empresa de wedding planner, podemos fijar la meta de conseguir inicialmente una media de 25 enlaces al año. Es decir una media de 2 al mes (si bien se concentran en primavera y verano). Estimamos además que la boda media del público objetivo representa un importe medio superior a la media nacional, entorno a los 30.000€ por pareja. Asimismo, consideramos que directa o indirectamente, se podría cobrar alrededor de un 6% por los servicios. Eso último en comisiones o en una tarifa plana mensual a los novios. Eso nos lleva a una facturación de 45.000€ anuales.

El reparto de bodas durante el año es de un 70% en los seis meses de mayo a octubre, un factor que se tomará en cuenta en la estacionalidad de las ventas.

Principales gastos

En las hipótesis de este plan de empresa para organización de bodas, se opta por alquilar una oficina pequeña pero muy bien ubicada y agradable para los clientes. Su coste mensual sería de 600€ todo incluido. El resto de los gastos serían la cotización de autónomos (300€ mensuales) y gastos diversos como teléfono, Internet, etc. También habría que considerar una partida importante para el diseño inicial de la página web y la publicidad.

Hablamos de gastos porque en este caso, prácticamente no habría inversión inicial (salvo fianza del local y algo de material informático).

 

Preguntas frecuentes

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