Es difícil definir el concepto de cafetería. Normalmente, se refiere a un establecimiento donde se sirve café, otras bebidas y comidas ligeras, como bocadillos, bollería o pasteles. Es un lugar que comparte características con un bar, pero suele tener un ambiente más relajado y se enfoca más en el consumo de café y repostería, especialmente para desayunos y meriendas. Para este ejemplo de plan de empresa de cafetería vamos a suponer el caso de un local que vende cafés de especialidad, infusiones, y por supuesto también algo de comida.
Si estás pensando en emprender en el sector de la hostelería, te recomiendo los artículos sobre el plan de negocio de un restaurante o el plan de empresa de un bar. Si no sabes muy bien la diferencia entre bar, cafetería y restaurante, te recomiendo leer este artículo que explica las distintas licencias y los requisitos asociados.
La idea de negocio
En este ejemplo vamos a considerar una cafetería de barrio, pero enfocada a ofrecer un café de calidad y a un precio más asequible que las grandes cadenas especializadas en café, tipo Starbucks. También ofrecerá una variedad de comida dulce y salada, tanto para desayunos y meriendas como para comidas y cenas.
Se cuidará mucho el ambiente del local, para que sea un espacio tranquilo, donde se pueda hablar con amigos, disfrutando de una buena bebida y comida. Los asientos serán cómodos, con incluso sofás y sillones. También habrá muchos enchufes y buena conexión de wifi para quienes quieran trabajar.
¿A qué necesidad responde la idea de negocio?
En el ajetreo de la vida moderna, a veces es complicado encontrar lugares tranquilos y agradables donde compartir un café con los amigos, hacer una pausa o simplemente trabajar durante un rato. Para este ejemplo, se ha constatado que en un barrio bastante poblado no hay ninguna cafetería, solo bares y algún que otro restaurante.
Por la zona viven muchas familias, personas de cierta edad y empleados que teletrabajan parte de la semana. Todos ellos podrían disfrutar de los cafés de calidad y del ambiente del local.
Magnitud del sector
Debido a que las cafeterías a menudo tienen una oferta de servicios a mitad de camino entre el bar y el restaurante, es difícil encontrar estadísticas específicas sobre su facturación. Sin embargo, pertenecen a la hostelería, uno de los principales creadores de empleos y riqueza en España. Según la organización empresarial Hostelería de España, los bares, restaurantes, cafeterías y pubs en nuestro país emplean 1,4 millones de personas, aportan el 4,8% del PIB y facturan unos 112.000 millones de euros. Según la encuesta de presupuestos familiares del INE, el gasto en consumiciones en bares y cafeterías fue de 19.975 millones en 2024.
Ubicación del proyecto
Como ya comentamos, el local se encuentra en un barrio poblado de una gran capital de provincia. Se busca una ubicación muy visible, ya que, junto a la presencia en servicios como Google Maps, es una de las maneras más efectivas de conseguir nuevos clientes, tanto casuales como personas que viven en la zona y han notado la presencia de la cafetería.
Plan de empresa de una cafetería: el equipo promotor
Es muy recomendable que las personas que vayan a llevar un proyecto en el sector de la restauración tengan la experiencia necesaria. Aunque pueda parecer sencillo, hay aspectos logísticos y sanitarios importantes. Se requiere organización y saber hacer para orientar a un grupo de empleados. Al principio puede ser un autoempleo reforzado con solo un trabajador más, pero si funciona, se contempla contratar a más gente.
Estudio de competencia
Esos son los principales competidores de una cafetería de barrio
Competencia directa
Son otros establecimientos que ofrecen café y productos similares en la misma zona.
- Otras cafeterías de barrio: Las más cercanas son las rivales más obvias, compitiendo por la misma clientela local.
- Cadenas de café: Marcas como Starbucks, si tienen presencia en la zona, compiten con una oferta estandarizada y una marca conocida.
- Bares tradicionales: En España, muchos bares ofrecen café y bollería para desayunos y meriendas, siendo un competidor directo en la oferta de café.
Competencia indirecta
Son establecimientos que, sin ser cafeterías, ofrecen una alternativa al café o al servicio que se busca.
- Panaderías y pastelerías: A menudo, también ofrecen café para llevar o para consumir en el local, además de su propia oferta de productos horneados.
- Tiendas de comida rápida: Cadenas como McDonald’s con su oferta de café (McCafé) son una opción para los clientes que buscan rapidez y conveniencia.
- Bares de zumos o teterías: Ofrecen bebidas alternativas al café, atrayendo a clientes que buscan otras opciones.
- Supermercados: Ofrecen productos como café listo para beber, que compiten con el consumo dentro del local. A veces tienen incluso un bar propio.
Estrategia de marketing y comunicación
La importancia de la comunicación
Es muy importante tomar en cuenta la estrategia de marketing y comunicación dentro del plan de empresa para una cafetería. Esa estrategia varía mucho en función de la ubicación del centro. Si se trata de una cafetería situada dentro de un centro comercial en una zona muy visible, o si está en una calle de mucho paso, la mayoría de las personas del lugar se percatarán de su apertura casi inmediatamente, pero sigue siendo necesario hacer publicidad.
Una técnica que sigue funcionando para negocios de barrio es repartir folletos en la calle y hacer buzoneo. Por supuesto, también es fundamental crear un perfil atractivo para la cafetería en Google Maps, y también abrirle unas redes sociales. También se puede contemplar establecer colaboraciones con otros negocios no competidores de la zona, para repartir publicidad en sus establecimientos.
Plan de marketing de una cafetería
Para diseñar un buen plan de marketing para tu cafetería debes empezar por conocer muy bien a la gente que pasa por tu puerta: oficinistas que buscan un café rápido por la mañana, estudiantes que se quedan horas estudiando, familias que vienen los fines de semana a merendar o parejas que quieren un sitio bonito para charlar.
Hay que dejar clarísimo qué hace especial a tu cafetería (el mejor café de especialidad de la zona, pasteles caseros riquísimos, un ambiente acogedor con plantas y música suave, precios razonables o wifi rápido y enchufes por todos lados).
También es importante que definas tus objetivos: ¿Qué quieres conseguir con tu comunicación? ¿Más clientes habituales? ¿Dar a conocer tu negocio en el barrio? ¿Llenar el local al mediodía? Tú decides.
Luego toca hacerse ver y que la gente tenga ganas de entrar. Puedes tener un escaparate con tartas y bebidas que se vean desde la calle. También aprovechar las redes con fotos apetitosas en Instagram y TikTok mostrando el latte art, el brunch del finde o el rincón más mono para selfies. Puedes además publicar stories todos los días con el café del día o promociones como “café + croissant a mitad de precio por las mañanas”, mandar mensajes por WhatsApp a los clientes fieles con descuentos o invitaciones a catas. Sin olvidar la posibilidad de poner anuncios en Google cuando busquen “cafetería cerca” o “desayuno rico”, y animar a que dejen reseñas buenas en Google Maps.
También es recomendable tener un calendario sencillo de ofertas cada mes (como happy hour de cafés por la tarde o días de postres gratis con compra), evitar que el presupuesto en marketing sea excesivo, y mirar de vez en cuando si la gente está viniendo más o si hay que cambiar algo para seguir atrayendo clientes contentos.
Inversión necesaria
El dinero que requiere una inversión de este tipo es muy similar al de un bar o pequeño restaurante. Todo depende si los productos de comida se preparan en el sitio o si se compran fuera. De no elaborarse comida en el local, la inversión baja notablemente. Pero hacen falta mesas, sillas y sillones, una barra, buenas máquinas de café, material informático, etc.
Es difícil estimar la inversión necesaria pero podríamos decir que como mínimo habría que desembolsar entorno a los 40.000€ (para un proyecto pequeño).
Previsión de ventas en el plan de empresa de una cafetería
Para estimar las ventas de este tipo de negocio es mejor empezar desde abajo hacia arriba, es decir estimar un ticket medio, y luego multiplicarlo por una afluencia estimada. Para estimar el número de clientes que pueden entrar a tomarse algo habrá que conocer el número de personas que pasan por delante del local cada día. Allí coge mucha importancia tener buena visibilidad, y una decoración atractiva.
La previsión de ventas es un elemento fundamental de cualquier análisis de viabilidad, y en especial del plan de empresa de nuestra cafetería. Es muy importante procurar tener una estimación realista. Una opción es analizar la facturación de la competencia. Otra, como indiqué antes, es extrapolar en función de datos de afluencia y ticket medio. Puedes leer el análisis que hicimos para la apertura de un restaurante si quieres saber más sobre esta parte.
Margen sobre ventas
La idea es hacer vender principalmente café y otras bebidas calientes y frías, que aunque no se venden por mucho importe unitario, suelen tener excelentes márgenes. Para los bollos, pasteles, y comida tanto dulce como caliente el porcentaje de margen será algo menor, sobre todo si se compra mucho fuera, pero seguirá siendo interesante. Lo importante es conseguir un volumen suficiente para poder cubrir los gastos, que vamos a ver a continuación.
Gastos fijos
Sin duda el principal gasto de una cafetería es la partida de personal, tanto el sueldo del autónomo a cargo del negocio como las nóminas de sus empleados, junto con las cotizaciones a la Seguridad Social.
El segundo gasto importante es el alquiler del local. Según como se plantee el local, puede ser necesario tener un espacio relativamente grande, lo que lógicamente encarecerá el coste del alquiler mensual, y de los suministros asociados, en particular la factura de la luz.
A todo esto, habría que sumar los gastos habituales (gestoría, servicios exteriores, etc.)
No he puesto unas hipótesis de ingresos y gastos, porque depende mucho del planteamiento del negocio. Si quieres saber si tu proyecto de cafetería puede ser rentable, te invito a que prepares un plan de empresa con unas cuentas de resultados y cuadros de tesorería. Y, si necesitas ayuda, no dudes en contactarme. Será un placer preparar el estudio en base a tus hipótesis.
Preguntas frecuentes
La inversión inicial en una cafetería empieza en los 40.000 euros para proyectos pequeños y puede superar los 120.000 euros para proyectos medianos y grandes.
Abrir una cafetería en España requiere principalmente obtener la licencia de actividad del ayuntamiento, un informe sanitario favorable, el carnet de manipulador de alimentos para el personal y cumplir con normativas de seguridad, salida de humos y accesibilidad. Además, hará falta cumplir con las obligaciones fiscales con Hacienda y la Seguridad Social.
Sí, una cafetería en España puede ser rentable, con un margen de beneficio neto del 10 al 20% de la facturación. Un factor a favor es la sólida cultura cafetera del País. Sin embargo, la rentabilidad depende de la ubicación, la captación de clientes, y una gestión eficiente.
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Consultor para emprendedores y fundador de Consultoría Financiera Kerfant. Desde 2010 te ayudo a preparar el plan de empresa para tu proyecto de negocio. Antes, me gradué en Empresariales en ESSEC (Francia), y trabajé más de 10 años en funciones financieras de responsabilidad, en multinacionales como Arkema o Renault Trucks.
muy interesante pero no es lo que busco, pero de todas maneras gracias por esa ayuda
este blog es muy novedoso
Hola, todo está muy bien definido pero podrían definir los pasos, porque realmente me confundieron un poco y no se por donde empezar, así que si definieran primero que se hace y después lo que le sigue, estaría muy agradecida. Gracias.
Esos ejemplos son para dar ideas sobre los planes de negocio. No sé si lo que quiere es saber de forma detallada paso a paso como hacer un plan de empresa o los pasos para montar un negocio. Si es el primer caso, no podemos detallar tanto en un blog, pero tenemos un servicio profesional de elaboración de plan de negocio. Si se refiere a montar una empresa, disponemos de numerosos artículos al respecto en el blog.