Como preparar una previsión de tesorería para tu plan de empresa

Las empresas viven y mueren por su posición de tesorería. La liquidez es un punto clave en casi todos los negocios, y es por este motivo que requiere un seguimiento específico. Vamos a ver cómo se puede hacer una estimación de la evolución de la posición de tesorería a lo largo de los primeros meses y años de la puesta en marcha de un negocio, de forma que se pueda integrar en el plan de empresa.

No confundir tesorería y beneficio

En uno de los primeros artículos del blog, hace ya algún tiempo, expliqué porque no había que confundir la tesorería con los resultados de la empresa. La primera mide el dinero a disposición del negocio en un determinado momento, los segundos miden la rentabilidad de la empresa, siguiendo criterios contables.

Pondré un solo ejemplo: cuando facturo en el mes de mayo, puede que cobre la factura inmediatamente, o puede que cobre en junio, o incluso en julio o más tarde. Esta venta hace parte del cálculo de los resultados del negocio correspondientes a mayo, pero quizás el impacto en tesorería se haga notar solo en julio.

Esas diferencias temporales existen en muchos aspectos de la contabilidad, y requieren un seguimiento aparte, para poder asegurar que nunca falte liquidez a la empresa.

Como funciona una previsión de tesorería

Es muy sencillo. Cada mes se estiman los ingresos que se van a conseguir, luego los pagos que habrá que hacer, y la diferencia da un saldo de tesorería a finales de mes, que sirve de punto de partida para el mes siguiente.

Hacerlo mes a mes tiene como ventaja que permite identificar si los recursos financieros iniciales son suficientes. En efecto, puede que en el global del año, los ingresos superen a los pagos, y que al final la empresa tenga un saldo de tesorería positivo. Pero, como los inicios son más difíciles, por pagos extraordinarios y unos ingresos que tardan en consolidarse, al hacer una previsión mensual se puede saber si hay algún punto crítico.

Identificar los ingresos

Ingresos extraordinarios

Al empezar un negocio, lo normal es aportar una cantidad para financiar la compra de inmovilizado, los gastos iniciales y los primeros meses de actividad (que suelen ser deficitarios). Esa cantidad puede ser una aportación de capital por parte de los socios o puede ser un crédito otorgado por una entidad financiera u otro actor económico. Por lo general, los negocios suelen empezar con dinero procedente de ambas fuente: capital propio y crédito.

Esta aportación se suele registrar en el primer mes de actividad, pero también es posible anticipar otras aportaciones a lo largo del tiempo, dependiendo de lo que se haya acordado con los socios y las entidades de crédito.

A lo largo del tiempo también se pueden cobrar cantidades excepcionales como premios, subvenciones y similares.

Ingresos recurrentes

Son los cobros que proceden de la explotación del negocio. Normalmente, se trata de la facturación de la empresa. Para saber cuándo se van a hacer realidad esos cobros, hay que disponer de informaciones:

  • Las ventas estimadas mes a mes. Este dato procede de las cuentas de explotación previsionales que se han hecho, y que toman en cuenta un crecimiento progresivo del negocio, además de los factores de estacionalidad. Hay que ser conscientes, además, que lo que vamos a cobrar no solo es la base imponible, sino también el IVA correspondiente, si nuestra actividad está sujeta a IVA (como la mayoría).
  • Las condiciones de cobro. En algunos negocios, todos los cobros se hacen al contado, como es el caso de una tienda, un restaurante o un supermercado. En otros, especialmente aquellos que trabajan con otras empresas, se acuerdan plazos de pago, por ejemplo de quince días, un mes, o hasta dos meses. Y cuando se vende a crédito, hay que tomar en cuenta que quizás una parte significativa de los clientes se retrasen unos días en sus pagos, aumentando el plazo real de cobro.

Ahora veamos un ejemplo. Supongamos que hemos estimado unas ventas de 1.000€ para el primer mes. Si vendemos al contado, sabemos que vamos a cobrar 1.210€ (no olvidemos el IVA) el primer mes. Si hemos dado de media unas condiciones de pago a 15 días a nuestros clientes, cobraremos el 50% de la facturación el primer mes, o sea 605€, y el resto el segundo mes. Si las condiciones son a 30 días, entonces cobraremos los 1.210€ el segundo mes, y si son a 60 días, los cobraremos el tercer mes.

Se puede entender con este ejemplo el tremendo impacto que tiene sobre la tesorería del negocio el hecho de dar un plazo de pago a los clientes.

Identificar los pagos

La parte de pagos es un poquito más compleja que la de los ingresos, simplemente porque los gastos y costes de un negocio suelen tener más variedad que sus ingresos. Pero se aplica la misma lógica.

Pagos extraordinarios

Al inicio de un negocio, lo habitual es invertir en inmovilizado. Puede ser una cantidad muy significativa, y la compra se suele producir, como es lógico, antes de que empiece realmente la actividad. En un cuadro previsional de tesorería, hay que incluir en qué meses se producen efectivamente los pagos del inmovilizado, incluyendo por supuesto el IVA, que tiene un impacto muy relevante.

Dentro de los pagos extraordinarios, se podrían incluir otras compras imprescindibles al inicio del negocio, como por ejemplo la adquisición de unas existencias iniciales o el pago de ciertos honorarios y servicios. De nuevo, esos pagos se registran en el cuadro de previsión en la fecha del pago real, que no necesariamente es la fecha de factura.

Pagos recurrentes

  • Compra de mercancías. Es un dato fundamental para las empresas comerciales, pero también para muchos otros negocios. Hay que registrarlas teniendo en cuenta el plazo de pago y el IVA, si aplica.
  • Gastos generales. Hablamos del alquiler, de los suministros, y de todos los servicios recurrentes. Algunos se pagan mes a mes, al contado o con cierto plazo de pago. Otros se pagan una vez al año (es el caso de muchos seguros). Para hacer una previsión correcta hay que tener en cuenta todos esos factores, y por supuesto el IVA.
  • Sueldos de los empleados. Por lo general se pagan a final del mes trabajado.
  • Cotizaciones a la seguridad social. Las cotizaciones de autónomo se pagan a final de mes, las de los empleados, a final del mes siguiente.
  • Impuesto sobre el valor añadido (IVA). Para pequeñas empresas, se paga el mes que sigue el final de trimestre. Se paga entonces la diferencia entre el IVA facturado en el periodo, y el IVA que facturaron otras empresas durante este mismo periodo. Si hubiera un saldo a favor de nuestro negocio, no se paga nada, y se va compensando el saldo hasta que haya que pagar algo.
  • Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). En el caso de los autónomos, se paga un 20% de los resultados del trimestre, el mes que sigue el final del trimestre. Si no hay beneficios, no se paga nada. Las pérdidas se pueden compensar. En el caso de los empleados, se les retiene la cantidad sobre las nóminas pagadas cada mes, y luego se paga trimestralmente a Hacienda, el mes siguiente al final del trimestre.
  • Impuesto sobre sociedades (IS). Las sociedades pagan un impuesto sobre los beneficios, que se suele abonar trimestralmente, el mes siguiendo el final del trimestre. En caso de pérdidas, no se paga. Las pérdidas se pueden compensar.
  • Intereses y devolución del principal del crédito. Normalmente, los créditos se pagan mensualmente.

Como se puede apreciar, muchos de los pagos a las administraciones tienen lugar trimestralmente, por lo que hay que tener en cuenta que en esos meses, la situación de tesorería del negocio puede ser bastante tensa. Saberlo permite ser previsor.

Los factores que más influyen en la tesorería

De lo que hemos detallado antes, vemos que los factores que más impactan la tesorería son:

  • Los resultados de la empresa (ser capaz de tener más ingresos que gastos).
  • Las condiciones de cobro: cuanto más tarde cobremos, peor para nuestra tesorería.
  • Las condiciones de pago: cuanto más tarde paguemos a nuestros proveedores, mejor para nuestra tesorería.
  • El nivel de existencias: a mayores existencias, peor situación de tesorería.

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