Como hacer una previsión de cuenta de resultados para un plan de negocio

Uno de los objetivos principales de elaborar un plan de empresa es analizar la viabilidad económica del proyecto, vía la preparación de unas cuentas de resultados previsionales. Vamos a ver cómo se pueden estimar gastos, ingresos, márgenes y en definitiva la rentabilidad de un proyecto empresarial.

Un ejercicio delicado pero fundamental

Las previsiones económicas son muy importantes, porque permiten entender mucho mejor cuales son las necesidades de financiación de un proyecto, y cuál puede ser la rentabilidad a corto, medio y largo plazo. Sin embargo, como todas las previsiones, son un ejercicio arriesgado y delicado. Nadie sabe el futuro, y es difícil evitar caer en dos extremos. Un exceso de optimismo puede hacer que las cuentas previsionales presenten una rentabilidad muy envidiable pero nada real, mientras ser demasiado conservador puede llevar a descartar un proyecto que en realidad podría ser interesante.

Para intentar hacer una previsión la más acertada posible, lo ideal es basarse en datos contrastados, razonables y razonados. A menudo existen referencias reales para guiarse. Otras veces, el negocio es tan innovador que obliga a dar un salto de fe.

Pero nunca hay que perder de vista que se trata de una previsión, y que otros factores influirán mucho en la consecución de esos objetivos económicos. El equipo promotor a la cabeza de la empresa es sin duda el factor más importante. Con un buen liderazgo, se pueden superar expectativas en un proyecto que tendría una rentabilidad discreta a primera vista. Y al contrario, un proyecto muy prometedor podría no funcionar si el equipo que lo lleva a cabo no es el que conviene.

Los gastos

¿Por qué empezar por los gastos? Simplemente porque es la parte de la cuenta de resultados más fácil de estimar. En efecto, en un proyecto empresarial, resulta bastante más sencillo valorar los medios necesarios para poder elaborar y vender los productos o servicios de la empresa que estimar cuantas ventas se pueden lograr.

Todos los negocios tienen que hacer frente a una gran variedad de gastos, voy a citar algunos de ellos como referencia,  pero lo importante es pararse a pensar muy bien en todos, tratando de ser completamente exhaustivo.

  • Gastos del local y asociados: alquiler, luz, agua, gas, etc.
  • Gastos de personal: sueldos, cotizaciones a la seguridad social, cuotas de autónomos, etc.
  • Gastos de profesionales independientes: asesorías, abogados, arquitectos, etc.
  • Gastos de desplazamiento: dietas, gasolina, restaurantes, transporte, hotel, viajes, etc.
  • Gastos de promoción y publicidad
  • Gastos de telecomunicaciones: telefonía, internet…
  • Gastos diversos: pequeños suministros, etc.
  • Amortización de las inversiones
  • Seguros

Conocer el total de los gastos de la empresa es un dato muy interesante, porque ya da una idea del margen de resultados que hay que sacar mes a mes para empezar a ganar dinero, y eso ayuda a plantearse formas de iniciar el negocio de forma más económica.

Los ingresos

Hace algún tiempo publicamos en el blog un artículo explicando cómo estimar las ventas en un plan de empresa. Vamos a resumir las principales ideas:

  • Cuando se trata de un negocio ya conocido, en realidad se disponen ya de muchos datos de referencia para hacer unas previsiones realistas. Se pueden consultar ratios sectoriales, ir a mirar las cuentas anuales que publican los competidores, obtener datos de la franquicia (si se trata de un negocio franquiciado), o simplemente, ver los datos de otro centro de la misma empresa, si estamos ampliando el negocio.
  • Cuando es un negocio más innovador, también hay formas de saber cuánto se puede vender. Una de las opciones es buscar modelos de negocio similares, aunque sean de otro sector. Otra posibilidad interesante es probar el negocio a pequeña escala, y extrapolar los datos. Y finalmente, siempre es posible hacer encuestas a los consumidores, aunque en este último caso hay que ser prudente sobre la validez de las respuestas.

Los márgenes

En muchos negocios, las ventas conllevan un coste unitario del producto o servicio que hay que tener en cuenta.

  • En una empresa de distribución, como por ejemplo una tienda, el producto físico se compra por un precio y se vende por otro. Normalmente, existen muchas referencias de mercado para saber cuál es el porcentaje de margen sobre este producto, así que estimar este dato no es muy complicado.
  • En empresas de servicios, también puede ocurrir que el servicio vendido tenga un coste unitario asociado, como por ejemplo la compra de un servicio a otra empresa. No nos referimos aquí a los gastos de personal de la empresa, que consideramos fijos, sino a elementos variables, como podría ser el pago de una comisión.

Es muy importante estimar un margen realista, porque una variación de unos pocos puntos porcentuales puede hacer que un negocio sea muy rentable o deficitario, especialmente en algunos sectores competitivos.

El resultado

  • Si restamos el coste de las ventas a los ingresos, obtenemos el margen del que hablábamos justo antes. A este margen restamos los gastos y obtenemos un resultado operativo.
  • A continuación, restaríamos los costes financieros (los intereses de los préstamos, si los hay), para obtener el resultado antes de impuestos. Se hace la diferencia entre el resultado operativo y el resultado antes de impuestos porque la financiación del proyecto puede tener un impacto significativo, pero es independiente de la realidad operativa.
  • Finalmente, se estima el coste de los impuestos, según si el formato jurídico es una sociedad o el estatuto de autónomo, y se determina un resultado neto después de impuestos.

La estacionalidad

La preparación de las cuentas de explotación del proyecto debería hacerse con un detalle mes a mes, por varios motivos:

  • En primer lugar, en muchos negocios existe una estacionalidad importante, que puede hacer que las ventas se concentren en unos pocos meses (campaña de Navidad, verano, por ejemplo). Es bueno poder verlo para ajustar la estructura de la empresa a esa realidad (refuerzos de personal en algunos meses).
  • En segundo lugar, una evolución mes a mes permite darse cuenta de si existen momentos durante el año con mucha tensión sobre la tesorería. En unas estimaciones anuales, esas tensiones pueden ser escondidas en los datos totales. Para eso será necesario elaborar una previsión de tesorería, pero ya hemos preparado un artículo sobre este asunto, así que no vamos a detallarlo más.

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